Edición 52, Finanzas

Estrategia digital de reducción de costos y maximización del área de TI

Por: Fabio Irino

En el momento en que se comienza a hablar de “estrategia digital”, se genera una nube de ideas y conceptos –muchas veces erróneos– respecto a lo que tiene que hacer la organización para tener un avance significativo en el campo de los negocios.

El equipo ejecutivo de primera línea debe entender la estrategia digital como un método que usa los elementos de última generación para impulsar el modelo de negocio y para que la empresa “lo haga mejor”, ya sea que haga más negocio o haga algo más por los clientes.

El componente tecnológico es sin duda la llave maestra de los líderes mundiales del momento; pero primero se debe entender su impacto y sus beneficios, si se quiere implantar la estrategia con éxito. Primordialmente, la tecnología debe ayudar a la organización en una estrategia digital de reducción de costos.

De acuerdo con un estudio de Accenture, cerca del 90% de las empresas en México ya tiene acceso a tecnologías digitales, desde redes sociales y blogs hasta servidores en la nube. La realidad es que el 60% de los ejecutivos cree que están desaprovechándolas debido a la falta de una estrategia integral.

Por ello, cada día la agenda del director de tecnologías de la información cobra más relevancia en los consejos corporativos para el planteamiento de la estrategia ejecutiva de la organización, ya que es el encargado de enfocar la estrategia digital hacia los objetivos de negocio.

Los negocios son entidades que viven en un ecosistema en el cual hay presiones y riesgos constantes, que hay que observar con atención para medir las oportunidades que surjan:

  • Desaceleración de la demanda
  • Escasez de capital
  • Nuevas normativas
  • Erosión de los activos
  • Precios volátiles

Las presiones y los riesgos imprevistos repercuten en la organización y producen un desgaste que comúnmente acarrea dos consecuencias:

  • Directores ejecutivos deseosos de reducir significativamente el costo de las tecnologías de la información en aras de la eficiencia del área.
  • Personal de TI fatigado por las iniciativas de reducción de costos y el impacto de resolver contingencias, pues en general actúan por reacción y solo se ocupan de efectos.

El reto de las organizaciones de alto desempeño es transformar las presiones en oportunidades, al consolidar una estrategia de reducción de costos basada en la tecnología de una manera sostenible y minimizando los riesgos asociados.

De esta manera, entre las primeras oportunidades que brindan las nuevas tecnologías digitales se encuentran las siguientes:

  • Reducción de costos en la operación tecnológica
  • Reducción de costos en la operación del negocio

Retos actuales
Desde que se inicia la estrategia digital de reducción de costos se comienzan a minimizar las presiones del negocio por medio de la alineación de todas las unidades, pero hay que tener en cuenta las condiciones cambiantes de los mercados. Se toma el área tecnológica de la empresa como el principal objetivo de eficiencia.

Es preciso obtener la respuesta a ciertas consideraciones, pues comenzará a dar un panorama más amplio de las necesidades:

  • ¿Cómo se distribuye el gasto total de TI, tanto el discrecional como el no discrecional?
  • ¿Cómo contribuye el gasto de TI al desempeño de la compañía?

Al finalizar este balance comenzaremos a encaminar las acciones hacia reducciones de costo hechas a la medida para generar el mayor impacto en el menor número de movimientos posibles.

Acciones sin estrategia
En los siguientes tres casos vemos las acciones más comunes que emprenden las compañías que no tienen una estrategia digital de reducción de costos:

  • Caso 1. Reducciones de costos arbitrarias en las áreas. Por ejemplo, 10% de recorte en todos los presupuestos de TI.
  • Caso 2. Consideración exclusiva de proyectos de gasto discrecional. Por ejemplo, la cancelación o suspensión de proyectos de inversión significativa.
  • Caso 3. Reducciones de costos secundarias. Por ejemplo, eliminación de proveedores.
  • Cuando no se tiene un planteamiento estratégico para la reducción de costos, no se producen beneficios sostenibles y duraderos, sino resultados involuntarios que en muchos de los casos frustran la consecución del objetivo de negocio, tal como se expone a continuación.

Daños colaterales a la organización
En estos casos, lo habitual es que se produzcan daños colaterales, entre los que se pueden citar los siguientes:

  • Ahorros a corto plazo que son insostenibles con el paso del tiempo, con nuevos costos derivados de iniciativas de reducción sin visión.
  • Reducciones de costos que implican varias consecuencias:
    • Mermar la capacidad de TI para sostener las estrategias de negocio.
    • Aumentar la brecha de capacidades de TI a costa de las expectativas futuras del negocio.
    • Emprender esfuerzos aislados de reducción de costos que no se traducen en las reducciones de costos deseadas.

Propuesta de cambio
Un enfoque basado en la experiencia mundial de Accenture divide la reducción de costos en dos grandes visiones integradas:

  • Reducción de costos de TI desde la perspectiva interna de TI, que contempla los costos asociados directamente a la operación de la tecnología e infraestructura.
  • Reducción de costos de TI desde la perspectiva externa de TI por medio de la mejora continua del negocio, la maximización de la eficiencia y la optimización de recursos y procesos.

En esta segunda parte de la visión estratégica es donde se encuentra la transformación de los procesos manuales de negocio para adoptar iniciativas de oficina digitalizada, movilidad y administración de contenidos digitales.

Mitos de la estrategia digital
Se entiende que una estrategia de movilidad digital no consiste en lo siguiente:

  • Rentar servidores de un centro de datos por sí solo.
  • Establecer un sistema integrado que maneje las operaciones diarias.
  • Hacer aplicaciones aisladamente en las empresas.
  • Limitarse a las publicaciones en redes sociales, lo que está muy lejos de ser una estrategia digital.

El enfoque de las organizaciones deberá centrarse en convertir el problema de reducir el costo de la tecnología en una solución pragmática a corto y largo plazo que tiene retos de principio a fin vistos desde dos perspectivas de retornos, la perspectiva interna de los avances tecnológicos que favorecen la agilidad y flexibilidad de la organización y la externa de las reducciones adicionales de los costos de TI que exige el negocio para mantener su competitividad en el mercado.

En Accenture establecimos un enfoque estructural que contribuye a crear una estrategia digital de reducción de costos de TI significativa y sustentable. Esta estrategia comienza cuando se identifican las inversiones clave para obtener los ahorros que traerán productividad y logros.

En un escenario como el presente, el objetivo principal no solo es bajar el costo, sino también cambiar la naturaleza de los gastos para que cada vez más se conviertan en envíos de tipo “discrecional”, ya que son estratégicos, sustentables y de grandes beneficios.
Por medio de los gastos discrecionales se abre un panorama en el que se generará, dentro de la empresa, un elemento en el que se maximiza el valor en el contexto de la visión estratégica.

Nuevas tendencias tecnológicas
Las tendencias tecnológicas también pueden generar importantes reducciones de costo en la compañía. Lo más importante es que toda implantación digital se alinee estratégicamente con el modelo de negocios y el área de TI. Veamos a continuación estas tendencias:

  • Redes sociales. Del 60% al 70% de la información que se genera en la compañía son datos no estructurados y es una información muy valiosa. Se trata de aprovechar adecuadamente las interacciones de los medios sociales para hacer mejores productos, dar más soporte a los clientes, estar más cerca de ellos y ganar contratos de ventas. Lo que se veía como un juego y entretenimiento, hoy lo aprovechan exhaustivamente las empresas.
  • Nube. Otra tendencia es una visión integrada del uso de la tecnología a través de la nube, como cobro y utilización en cualquier parte para todo el equipo.
  • Movilidad. La movilidad lo es todo en la estrategia futura. Se trata de llevar la empresa a cualquier rincón, no solo un trabajador, un cliente, un socio o un prospecto que accede en el instante que quiera y en tiempo real.
  • Datos masivos y analítica. La evolución de lo que se conoció antes como inteligencia comercial es la rendición inteligente de informes de datos de los sistemas transaccionales. En los dos casos se analizan grandes volúmenes de información que fluyen constantemente y se lleva a cabo un análisis científico que genera hipótesis sobre el comportamiento de la información para generar predicciones con una altísima precisión.

Con esta metodología, se trata de transmitir la visión del negocio a un programa de reducciones de costos multianual, con elementos de medición precisa para obtener el valor agregado y el verdadero impacto que debe provenir del área de TI.

Las oportunidades a corto plazo pueden generar reducciones de hasta el 10%, pero a largo plazo se podría llegar hasta el 60%, como se muestra en la gráfica.

La iniciativa de Accenture es un proceso punta-a-punta que empieza con talleres de trabajo con líderes estratégicos del negocio digital en una fase inicial de diagnóstico, que luego se consolida con la implantación y con una medición constante.

La esencia de la estrategia digital de reducción de costos de Accenture genera innovaciones en el negocio por medio de experiencias únicas para el cliente que abarcan las nuevas e intensivas combinaciones de información, recursos de negocios y tecnología.

El éxito del negocio digital requiere tomar decisiones estratégicas en las que se reconozca la preeminencia de los clientes en el modelo de negocio y se determine la diferencia entre lo que es posible y rentable. Las estrategias generan un nuevo valor para el cliente en formas que producen crecientes ingresos y resultados de alto desempeño.

El concepto digital alude a cómo la tecnología vuelve a la información intensiva y conectada al mismo tiempo. Para ser una empresa digital se requiere transformar la tecnología en negocio.?

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