Por: José Frank González

Las deudas no son como el buen vino; no mejoran con los años
–Robert Dickinson, abogado inglés

¿Cuántas veces no hemos escuchado la frase: “Una venta no termina hasta que se cobra”? En efecto, el fin último de todo administrador financiero es la optimización de los flujos de efectivo de la compañía, y esto guarda una relación directa con la maximización del valor de la empresa. El incremento continuo de las ventas es importante, pero también es esencial verificar que el candidato disponga de dinero suficiente para pagar; de esa forma, se cumple el objetivo primordial de toda organización.

Cobrar deudas en épocas de estabilidad económica es una actividad muy difícil, pero en épocas de crisis se convierte en una pesadilla para muchos empresarios, debido a que no saben cómo acercarse a sus clientes para informarles que deben dinero; mientras que algunos son excesivamente pacientes y corteses, otros pecan de lo contrario.

Por ello, además de aplicar estrategias efectivas de cobranza, la recuperación de los recursos inicia desde la evaluación de nuestros clientes para identificar y asignar límites a los riesgos; esto es, hay que analizar y valorar las contingencias para cuantificar de alguna forma el riesgo que se corre con un cliente. En este análisis, el área de crédito debe estar en contacto permanente no sólo con el área financiera, sino también con el área comercial, pues si es verdad que una venta no se termina hasta que no se cobra, esto implica que debe haber una coordinación entre ambos departamentos que procure acuerdos con los clientes, coberturas adecuadas, cumplimiento de los límites de riesgo asignados, etc. Para entender lo anterior, vamos a comentar los elementos esenciales del crédito sin profundizar, por lo amplio del tema, en lo relacionado con la administración del riesgo de crédito.

Elementos Esenciales del Crédito

El crédito tiene tres elementos: personalidad, capacidad y riesgo.

1. Personalidad

La personalidad permite determinar si un cliente puede o no firmar un contrato con nosotros. Tenemos dos tipos de clientes:

1. Personas físicas
2. Personas morales legalmente constituidas y con poderes suficientes.

2. Capacidad

1. Pago
2. Inversiones: propiedades, bienes, etcétera.

3. Riesgo

Sabemos que toda operación a crédito es un riesgo; sin embargo, es necesario correrlo y estar conscientes de que lo corremos.

Podemos definir el riesgo de la siguiente manera:

Figura 1. Aspectos del riesgo crediticio

El 50% del riesgo del crédito es el deseo de pagar del cliente, pues aunque tengamos un contrato asegurado o el mejor título de crédito, si el cliente no quiere pagar al final de la relación comercial, pondrá todos los obstáculos para retrasar o eludir el pago.

También son muy importantes los aspectos legales, ya que si no están cubiertos adecuadamente, el riesgo que corremos es mayor.

Asimismo, no debemos dejar a un lado los factores del mercado, que están unidos íntimamente al crédito. Debemos conocer bien el tipo de clientela al que se dirigen nuestros productos.

La documentación es igualmente un componente del riesgo. Desde el principio, es necesario saber cuáles son los elementos de cobro para que podamos recuperar la cuenta de nuestro cliente.

En resumen, en toda operación de crédito, la siguiente fórmula da un esquema de lo que acabamos de decir:

PERSONALIDAD

+   CAPACIDAD

+ RIESGO

Bases del otorgamiento del credito

Las Ocho C de la Investigación Crediticia

Actualmente, muchas empresas otorgan a sus clientes un crédito basado en la confianza que se han ganando a lo largo del tiempo y que se refleja en el historial de sus compras. En cambio, hay otras empresas que, como medio para incrementar sus ventas, ofrecen crédito a partir de la información que proporcionan los clientes en una solicitud o formulario de crédito, que puede ser falsa, errónea o no del todo cierta. En estos casos se requiere hacer una investigación de crédito para corroborar la información y demostrar no sólo la solvencia económica, sino también la solvencia moral, con el fin de tener la mayor certeza de que se recuperará el crédito por el producto o servicio otorgado y que el cliente se mantendrá activo. El contador público Luis Enrique Ruiz Sierra señala ocho factores clave que deben ser considerados al momento de llevar a cabo la investigación crediticia:

I. CONDUCTA: Moral, historial de cumplimiento de pago con otros proveedores, etcétera.

II. CAPACIDAD ECONÓMICA: Para el cumplimiento del monto del crédito.

III. CAPITAL DEL SOLICITANTE: Inversiones, bienes y propiedades.

IV. CIRCUNSTANCIAS DEL CRÉDITO: Venta conveniente, efectos a futuro mercado, exceso de mercancía, etcétera.

V. COLATERALES: Avales, garantías, propuestas, etcétera.

VI. CRITERIO: Del analista para considerar los riesgos.

VII. CONFIANZA: Que inspira el solicitante al otorgarle el crédito.

VIII. COBRANZA: Problemas de comunicación con el cliente.

Procesos de Cobranza

En el Departamento de Cobranzas debe seguirse un proceso amistoso. Es necesario saber que muchas veces los problemas de cobranza se originan desde el reconocimiento del crédito.

La cartera se divide en las siguientes partes:

1. Cobranza norma.l Es la cobranza  en la que lo único que tenemos que hacer es estar atentos a los clientes para evitar en cuanto sea posible que se atrasen.
2. Cobranza persuasiva. Se hace con los clientes que ya tienen un atraso. Es una cobranza más directa para impedir a toda costa tener que recurrir a la cobranza legal.
3. Cobranza drástica. Cuando todos los medios de negociación fracasaron, es preciso recurrir a la cobranza legal.

Para tener una idea de lo que cuesta la cartera vencida, es necesario obtener los días cartera, lo que se consigue de tres formas: la forma tradicional y la rápida y por agotamiento o extinción.

Forma Tradicional

Por fórmula

Por fórmula Rápida

Se divide el saldo de cartera entre las ventas del periodo. El resultado se multiplica por los días del periodo para obtener los días cartera.

Por Agotamiento o por Extinción

Este método consiste en tomar el saldo de cartera e irle restando las ventas a partir del mes en curso hacia los meses anteriores, hasta completar el saldo de cartera. Al final, se suman los días transcurridos para llegar al saldo.

Después de determinar los días cartera, es posible calcular el costo que representa la cartera vencida, que, en función de las cantidades que manejemos, puede ser una suma considerable. En este caso, es necesario hacer del conocimiento de esta situación a la alta dirección, con el objeto de que apoye con los clientes que por su morosidad reducen considerablemente la utilidad de la empresa.

Bases para una Cobranza Efectiva

Las bases sobre las que se edifica un sistema efectivo de cobranza son esencialmente tres: prevención, gestión, y administración y ventas.

Figura 2

La cobranza tiene cuatro características, en el sentido de que debe ser adecuada, oportuna, completa y promotora.

1.Adecuada

Recomendaciones fundamentales:

1. Recabar previamente informes sobre el deudor:

1. Tipo de clientes

• Industrias
• Mayoristas
• Autoservicios y cadenas de farmacias de la iniciativa privada
• Clientes gubernamentales
• Consumidores

1. Antecedentes sobre la puntualidad de sus pagos

1. Importancia comercial

1. Considerar la importancia del adeudo y de la etapa de cobro en la que se encuentra (recordatorio, insistencia o acción drástica).

1. Esforzarnos por investigar la verdadera causa de la demora.

2.Oportuna

La falta de oportunidad en la realización de las gestiones de cobranza es una de las principales causas de sobreinversión en las cuentas por cobrar.

Debemos facilitar al cliente lo más posible el cumplimiento de sus compromisos, y si el adeudo se venció, exhortarlo a cumplir luego de un margen razonable de tolerancia.

Muchos clientes no pagan sino hasta que se les cobra, motivo por el cual debemos evitar que la falta de iniciativa y constancia en la cobranza sea el argumento que utilicen para demorar sus pagos.

La dificultad para obtener el pago o la aclaración de los adeudos, cuando exceden de cierto plazo, aumenta en proporción directa a su antigüedad.

Hay varios puntos que debemos cuidar para no contribuir al incumplimiento de los pagos de los clientes:

• Cumplir con los requisitos que el cliente exige para aceptar facturas a revisión o liquidarlas. Debe prestarse mucha atención al nuevo esquema de facturación electrónica, pues estadísticamente es un factor que ha motivado más del 65% del retraso en la cobranza de las empresas en los últimos 12 meses.

• Mantener actualizados los datos del registro de clientes en el sistema de cómputo de la empresa.

• Vigilar que se facture a los precios correctos y que se especifiquen en la propia factura o en la nota de crédito complementaria los descuentos y promociones que correspondan.

• Verificar que la mercancía se embarcó y, de ser posible, que se entregó con razonable celeridad en relación con la fecha de la factura.

• Evitar la actitud pasiva de limitarse a esperar a que el Departamento de Embarques proporcione la documentación necesaria y que los representantes envíen los cobros que realicen.

3.Completa

Debemos esforzarnos por liquidar la totalidad de las facturas, exceptuando los descuentos autorizados (amparados por una nota de crédito), y combatir las diferencias, que pudieran ser pequeñas comparadas con el adeudo original, pero que, si se suman, pueden tener un impacto apreciable en los resultados de nuestra empresa.

Las principales causas de las diferencias que afectan la cartera son:

• Descuentos por pronto pago que exceden el plazo autorizado.

• Errores o malos entendidos respecto a precios o descuentos normales y de promoción.

• Devoluciones de mercancía antes de que la reciba el proveedor, y que como consecuencia de ello, emita la nota de crédito correspondiente.

• Otras deducciones cuyo origen no aclara la persona que efectúo el cobro o al menos no comunica la información al supervisor de crédito.

Es muy importante que hagamos cuanto sea posible por tener una cartera depurada y por aclarar y bonificar o cobrar rápidamente las diferencias deducidas por nuestros clientes, para que no afecten la antigüedad de saldos y los días cartera. Lo anterior es crucial con los clientes con los que tenemos muchas operaciones, como las tiendas de autoservicio, ya que es muy difícil, costoso e impractico consultar en archivos atrasados la información necesaria para aclarar las deducciones efectuadas.

4.Promotora

Debemos poner todo nuestro entusiasmo en el diálogo de cobranza, ser insistentes y prudentes, ya que tan importante como obtener el pago (y en ocasiones aún más) es conservar relaciones cordiales con nuestros clientes, que pueden salir afectadas si nuestra obstinación rebasa lo conveniente. En algunos casos es preferible conceder al cliente algunos días para que liquide un adeudo (de ser posible, a cambio de un cheque para depositar en la fecha convenida), que insistir en que pague en la fecha de la gestión de cobro, si causa una lesión en las relaciones comerciales.

El informe que nunca debe de faltar en el Departamento de Cobranzas es el de antigüedad de saldos, ya que sirve para conocer cuál es el estado real de la cartera.

Negociación

La persona que no sabe negociar no cobra. Debemos dejar en claro cuáles son los procedimientos de negociación para hacer una cobranza efectiva y amigable. Pero ante todo, no debemos olvidar que detrás de cada deuda hay un cliente que cuidar. Por ello, es indispensable mantener la calma al momento de cobrar una deuda, pues podríamos perder un buen cliente. Es necesario determinar a qué tipo de deudor nos estamos enfrentando: el que ha caído en un problema de mora sin querer o el que simplemente no quiere pagar. En función de eso debemos definir nuestra estrategia.?